Quelles démarches pour déclarer sa femme de ménage ?

À titre particulier, vous avez décidé d’embaucher une femme de ménage pour vous seconder dans les tâches ménagères à accomplir chez vous. Pour sa protection sociale comme pour votre protection juridique, son emploi doit être déclaré. En effet, illégal l’emploi d’un salarié au noir, présente des risques de sanction pénale et financière importants.

Par conséquent, s’informer et effectuer les démarches nécessaires pour déclarer sa femme de ménage est essentiel. Déclaration URSSAF, mais aussi déclaration aux services de l’administration fiscale, utilisation du chèque emploi service universel (CESU) et crédit d’impôt, toutes les informations dont vous avez besoin sont ici.

Pourquoi déclarer son employé à domicile ?

La France compte plusieurs millions d’employés à domicile et autant de particuliers employeurs. Garde d’enfant, soutien scolaire, préparation des repas, assistance aux personnes âgées, jardinage ou encore petits travaux de bricolage, même en cas de mission ponctuelle, déclarer son aide à domicile présente plusieurs avantages.

Pour être en règle

Parce que la tranquillité n’a pas de prix, déclarer votre femme de ménage à domicile vous permet avant tout d’être en règle avec le droit français.

De cette façon vous ne courrez aucun risque même en cas de contrôle, vous êtes protégé en cas d’accident sur le lieu de travail et vous assurez la protection sociale nécessaire à votre salariée.

À noter que le travail dissimulé est un délit particulièrement préjudiciable à l’employeur. Celui-ci risque en effet jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 euros.

Parce que ça revient moins cher

Certains particuliers-employeurs font le choix de ne pas déclarer leurs aides à domicile pour réaliser des économies. Pourtant, c’est souvent l’inverse qui se produit.

Si déclarer un employé à domicile implique de régler chaque mois des cotisations sociales et patronales, des aides financières, notamment sous forme de crédit d’impôt octroyé par l’État, peuvent considérablement alléger la facture.

Attribué sous conditions de ressources et soumis à un plafond, celui-ci représente 50 % des sommes engagées sur un an à reporter sur la déclaration de revenus de l’année suivante.

Exemple : pour 6 000 € dépensés en 2020 au titre de l’emploi d’une femme de ménage à domicile, un crédit d’impôt d’un montant de 3 000 € (50 % de 6 000 €) pourra être accordé en 2021.

Faire sa déclaration à l’URSSAF

Pour déclarer votre femme de ménage dans les règles, la première chose à faire est de vous adresser à l’URSSAF.

En vous connectant sur le site cesu.urssaf.fr, vous pourrez créer facilement un compte particulier-employeur, depuis lequel gérer l’ensemble de vos employés si vous en avez plusieurs. Déclaration d’embauche, nombre d’heures travaillées, rémunération ou encore date de licenciement, c’est ici que vous communiquez toutes les informations obligatoires à l’administration.

Chaque mois, depuis le tableau de bord, saisissez le nombre d’heures effectué par votre femme de ménage à domicile, son salaire horaire ou total net.

La période d’emploi est quant à elle automatiquement complétée en fonction de la date de déclaration. Elle n’est à modifier qu’en cas d’arrêt maladie ou de période de congés payés au cours du mois écoulé.

Un formulaire papier est également disponible sur demande, à l’adresse : CNCESU, 63 rue de la Montat, 42961 Saint-Étienne CEDEX 9.

À noter que pour simplifier la gestion de vos salariés à la maison, Pajemploi vous propose également un service de déclaration facilitée en ligne, si vous employez un garde d’enfants ou un assistant maternel.

Profiter des avantages du CESU

Le CESU ou chèque emploi service universel, offre de nombreux avantages aux particuliers-employeurs.

Dans un premier temps, il simplifie grandement les modalités de déclaration d’un employé à domicile dans le cadre d’une offre de service à la personne. Qu’il s’agisse d’une embauche ponctuelle ou plus régulière, le CESU — bien qu’il ne dispense pas de la rédaction d’un contrat de travail, obligatoire au-delà de 8 heures par semaine ou de 4 semaines consécutives d’embauche — présente avant tout l’intérêt d’un cadre fiable établi rapidement.

De plus, son utilisation permet de bénéficier d’un avantage fiscal à hauteur de 50 % des sommes annuelles engagées — salaires nets, cotisations sociales et compléments déclarés — dans la limite de 12 000 € (soit 6 000 € de crédit d’impôt maximum) par an.

Ce plafond porté à 15 000 € la première année peut également être relevé dans la même limite et par tranches de 1 500 € attribuées par :

• enfant à charge,
• membre du foyer âgé de 65 ans et plus.

Une majoration supplémentaire du plafond est accordée jusqu’à 20 000 € (soit 10 000 € de crédit d’impôt maximum) en cas de :

• membre du foyer titulaire de la carte d’invalidité à 80 % ou descendant ayant à sa charge une personne titulaire de cette carte,
• personnes ayant à leur charge une personne titulaire de cette même carte d’invalidité,
• parents d’un enfant bénéficiaire de l’allocation d’éducation de l’enfant handicapé.

À noter, en cas d’utilisation de titres CESU préfinancés, la participation de l’employeur, du comité d’entreprise ou de l’organisme de prestations sociales, est à déduire du montant reporté sur votre déclaration de revenus.

Comment déclarer aux impôts ?

Pour bénéficier du crédit d’impôt accordé pour l’emploi d’un salarié CESU à domicile, les frais occasionnés sont à reporter sur votre déclaration de revenus annuelle, formulaire n° 2042 RICI. Attention cependant, la case à cocher est différente en fonction des situations :

• case 7DQ à cocher la première année,
• case 7DB à cocher ensuite chaque année,
• case 7DG si un membre du foyer fiscal est titulaire de la carte d’invalidé à 80 % ou si un enfant à charge est bénéficiaire de l’allocation d’éducation de l’enfant handicapé.

Chaque année, le portail CESU met à votre disposition une attestation fiscale faisant état des sommes engagées pour l’emploi de votre salarié(e) à domicile. Vous utilisez le portail CESU + ? Dans ce cas, l’administration fiscale peut collecter et vérifier directement les justificatifs nécessaires.

Particulier-employeur et prélèvement à la source

En 2020, le prélèvement à la source est entré en fonction. Aussi, en tant que particulier-employeur, vous devenez collecteur d’impôt. Dès lors, deux possibilités :

• votre employé(e) à domicile est non imposable ; rien ne change,
• votre employé(e) à domicile est imposable ; le CESU prélève sur votre compte bancaire les cotisations patronales liées à son salaire ainsi que le montant d’impôt à la source lequel est reversé à l’administration fiscale. Vous utilisez le service CESU + ? Le montant net de la rémunération de votre employé est prélevé sur votre compte bancaire avant de lui être reversé. La retenue de l’impôt à la source est quant à elle adressée à l’administration fiscale par l’URSSAF.

À noter que les bénéficiaires du crédit d’impôt voient désormais son versement effectué en deux temps : 60 % en janvier et 40 % au mois d’août.

Gérer l’administratif

Faire le choix d’employer une femme de ménage pour votre maison, entraîne logiquement de nombreuses questions d’ordre relationnel — comme choisir la bonne personne — mais aussi administratif, relatives au statut de particulier-employeur et à ses obligations.

Doit-on nécessairement faire un contrat ?

Avant d’employer un salarié à domicile, établir un contrat de travail est sinon obligatoire, mais à minima, fortement recommandé. En effet, même avec l’emploi du chèque emploi service universel, rédiger un contrat pour votre femme de ménage reste indiqué.

Quoi qu’il en soit, le cadre légal impose sa constitution au-delà de 8 heures de présence par semaine ou de 4 semaines consécutives d’emploi dans l’année. En dessous de ces quotas, l’utilisation du CESU déclaratif peut être suffisante.

Au-delà, le contrat CESU prend automatiquement la forme d’un CDD (à durée déterminée) ou d’un CDI (à durée indéterminée) en fonction des besoins. Formalisé, ce dernier sert notamment à préciser :

• date et la durée de la période d’essai si elle existe ;
• horaires;
• tâches qui incombent à votre salarié(e) ;
• montant de la rémunération : salaire et compléments (heures supplémentaires, prime, frais de transport, avantages en nature…) ;
• modalités relatives aux congés payés…

Ainsi, pour vous comme pour votre employé à domicile,le contrat reste un document officiel utile quand il n’est pas requis, notamment en cas de désaccord ou de conflit.

Doit-on faire un bulletin de salaire ?

Vous employez votre femme de ménage en ayant recours au dispositif du chèque emploi service universel.

Dans ce cas, le bulletin de paie de votre employé lui est automatiquement fourni chaque mois dès le lendemain de la déclaration s’il possède un compte en ligne. S’il préfère, il peut également choisir de le recevoir aux alentours du 15 de chaque mois, au format papier, directement chez lui. Ce document reprend les informations suivantes :

• montant du revenu mensuel,
• primes et indemnités
• calcul des cotisations salariales et patronales
• éléments relatifs au prélèvement à la source.

Le bulletin de paie classique, obligatoirement remis à tous les salariés chaque fin de mois, comporte lui aussi, des mentions obligatoires :

• nombre d’heures travaillées chaque mois,
• montant du salaire versé (net et brut) et ses éléments constitutifs,
• date de règlement de la paie ;
• désignation de l’emploi,
• coordonnées de l’employeur et du salarié,
• date des congés ou de l’arrêt maladie le cas échéant,
• intitulé de la convention collective appliquée.

Si le bulletin de paie CESU vaut pour bulletin de salaire, établir une fiche de paie apporte des informations complémentaires dont vous et votre employé pouvez facilement garder la trace.

Comment gérer le licenciement de votre femme de ménage ?

À l’instar de tout autre salarié en France, la femme de ménage CESU possède des droits régis par le Code du travail en France. En cas de licenciement elle bénéficie donc dans la plupart des cas, d’indemnités versées par son employeur et calculées en fonction de son ancienneté. Pour l’employeur, la procédure est la suivante :

• l’employée est convoquée par lettre recommandée avec accusé de réception, pour un entretien,
• son licenciement lui est notifié là encore par lettre recommandée avec accusé de réception, mentionnant les motifs précis de rupture du contrat,
• l’employée se voit remettre un reçu pour solde de tout compte, un certificat de travail et une attestation Pôle Emploi nécessaires à son inscription auprès de l'assurance chômage,
• des indemnités lui sont versées en fonction de son ancienneté, si celle-ci est au minimum de 8 mois.

À noter : En cas de licenciement pour faute grave, aucune indemnité n’est due, quelle que soit la nature du contrat. Le droit à l'allocation chômage reste pour sa part, valable.

Quelles indemnités de départ en retraite pour une femme de ménage CESU ?

Le calcul des indemnités de départ volontaire en retraite pour une femme de ménage CESU diffère de celui de sa mise en retraite par l’employeur.

Votre femme de ménage CESU choisit de partir en retraite

Votre salariée choisit de prendre sa retraite. Elle vous en informe par courrier et bénéficie d’une indemnité de départ volontaire différente selon son ancienneté ; 1/2 mois de traitement après dix ans d’ancienneté, 1 mois à partir de 15 ans, 1,5 mois au-delà de 20 ans et 2 mois après 30 ans d’ancienneté.

Calculée sur la base du salaire BRUT au 1/12 è de la rémunération des 12 derniers mois ou au 1/3 des 3 derniers mois selon la formule la plus avantageuse, l’indemnité est versée en NET après retenue des cotisations dues.

À noter : Le salarié CESU qui prend sa retraite doit effectuer un préavis d’une durée d’une semaine à deux mois, selon qu’il est en poste depuis moins de 6 mois à deux ans ou plus.

Vous mettez votre femme de ménage CESU en retraite

La mise en retraite d’un salarié à domicile est possible avec son accord, à partir de 65 à 69 ans, en fonction de son année de naissance.

Ici, le montant de l’indemnité est le même, à ceci près qu’il n’est pas soumis à cotisation quand la mise en retraite intervient du fait de l’employeur.

À noter : l’indemnité de mise en retraite est à déclarer par l’employeur sous le volet « Indemnité de licenciement ».

Comment gérer l’arrêt maladie de ma femme de ménage en CESU ?

En cas d’arrêt maladie de votre femme de ménage en CESU, c’est à elle qu’il incombe dans les 48 heures suivant la délivrance de son arrêt de travail de :

• transmettre les volets 1 et 2 du formulaire remis par son médecin à la CPAM
• vous adresser le volet 3 (ou une copie en cas d’employeurs multiples)

Si votre femme de ménage peut prétendre à des indemnités de la part de la caisse primaire d’assurance maladie, vous n’avez en tant qu’employeur, rien à payer ni rien à déclarer.